Polityka Prywatności Nordic Cargo Polska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Nordic Cargo Polska (dalej: „Spółka”, „my”, „nas”) w związku z działalnością w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Nordic Cargo Polska z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora publikowane są na oficjalnych kanałach komunikacji Spółki (strona internetowa, stopki korespondencji, dokumenty umowne).

1.3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

2.1. W związku z prowadzeniem działalności w branży transportu i logistyki przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS (lub inny właściwy rejestr);
• dane kontaktowe: adres siedziby lub zamieszkania, adres korespondencyjny, numery telefonów, adresy e‑mail;
• dane dotyczące realizacji usług: informacje o zleceniach transportowych, numerach przesyłek, miejscach załadunku i rozładunku, terminach i statusach zleceń;
• dane kierowców i przedstawicieli kontrahentów: imię, nazwisko, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, inne dane wynikające z przepisów branżowych (jeżeli mają zastosowanie);
• dane rozliczeniowe i finansowe: numery rachunków bankowych, dane do faktur, informacje o płatnościach;
• dane przekazywane dobrowolnie: informacje zawarte w formularzach kontaktowych, wiadomościach e-mail, korespondencji tradycyjnej lub przekazywane telefonicznie.

2.2. W przypadku korzystania z naszych serwisów internetowych możemy dodatkowo przetwarzać dane związane z ruchem w serwisie, takie jak adres IP, pliki cookies i podobne identyfikatory online, zgodnie z odrębną informacją dotyczącą plików cookies.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umów transportowych, logistycznych i pokrewnych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym obsługa zleceń, organizacja przewozów, kontakt operacyjny, rozliczenia;
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności wynikających z przepisów prawa przewozowego, podatkowego, rachunkowego i innych regulacji branżowych;
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), takich jak: • zapewnienie bezpieczeństwa transportu i mienia, • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, • prowadzenie analiz biznesowych i statystycznych, • utrzymanie kontaktów z kontrahentami oraz marketing bezpośredni własnych usług;
• na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeżeli jest wymagana – np. w przypadku określonych działań marketingowych lub przetwarzania niewynikającego z umowy czy przepisów prawa.

3.2. W każdym przypadku informujemy osoby, których dane dotyczą, o podstawie prawnej przetwarzania oraz o tym, czy podanie danych jest wymogiem ustawowym, umownym, czy też warunkiem zawarcia umowy.

4. Źródła pozyskiwania danych

4.1. Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze, korespondencję, kontakty telefoniczne, wymianę wizytówek, zawierane umowy);
• od kontrahentów – w zakresie danych ich pracowników, współpracowników i przedstawicieli uprawnionych do kontaktu lub realizacji zleceń;
• z ogólnodostępnych rejestrów i źródeł (np. KRS, CEIDG, strony internetowe firm) w zakresie dozwolonym prawem;
• od podmiotów współpracujących, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji umowy i odbywa się na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym zaangażowanym w realizację usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, magazyny, operatorzy przeładunkowi, firmy spedycyjne);
• dostawcom usług IT, w tym hostingu, systemów transportowych, systemów do komunikacji i obsługi klienta, oraz podmiotom zajmującym się serwisem tych systemów;
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, doradcze, windykacyjne i ubezpieczeniowe;
• operatorom płatności i bankom – w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń;
• organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom oraz innym uprawnionym instytucjom – jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub jest to konieczne do ochrony naszych praw.

5.2. W razie przekazywania danych odbiorcom, którzy przetwarzają je w naszym imieniu, zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z wymaganiami RODO.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

6.1. Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

6.2. W przypadku, gdy charakter usług transportowych lub logistycznych wymaga przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG), odbywa się to wyłącznie:

• na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO,
• lub gdy ma zastosowanie inna podstawa prawna przewidziana w przepisach.

6.3. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach i kopię danych przekazywanych do państw trzecich, kontaktując się z Administratorem.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy i współpracy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
• przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego (np. okres przechowywania dokumentacji księgowej);
• do czasu wygaśnięcia uzasadnionego interesu Administratora, stanowiącego podstawę przetwarzania, lub do momentu skutecznego wniesienia sprzeciwu;
• do momentu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania na jej podstawie, z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych nieprawidłowych lub ich uzupełnienia;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w przepisach;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w naszych oficjalnych kanałach komunikacji.

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.

9. Bezpieczeństwo danych

9.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz do charakteru przetwarzanych danych.

9.2. W szczególności zabezpieczamy dane przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją lub ujawnieniem, korzystając m.in. z:

• kontroli dostępu do systemów informatycznych,
• szyfrowania i pseudonimizacji (tam, gdzie to uzasadnione),
• procedur nadawania i odwoływania uprawnień,
• szkoleń i zobowiązań do zachowania poufności przez osoby upoważnione do przetwarzania danych.

10. Pliki cookies i technologie pokrewne

10.1. Jeżeli korzystasz z naszych serwisów internetowych, możemy stosować pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści, analizy ruchu oraz poprawy jakości świadczonych usług.

10.2. Szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookies, zakresu zbieranych danych oraz możliwości zarządzania ustawieniami cookies znajdują się w odrębnej informacji / polityce cookies udostępnionej w serwisie.

11. Zmiany Polityki Prywatności

11.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju naszych usług lub wdrażania nowych technologii.

11.2. Zmieniona Polityka Prywatności będzie publikowana w aktualnej wersji w naszych oficjalnych kanałach komunikacji i obowiązuje od dnia jej udostępnienia, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

12. Kontakt

12.1. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Nordic Cargo Polska za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na naszej stronie internetowej lub w dokumentach umownych.

12.2. W miarę potrzeby możemy wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD). Informacja o jego wyznaczeniu oraz dane kontaktowe zostaną podane do wiadomości publicznej w naszych kanałach komunikacji.